Un dossier de circulation pour les transports, l’impression des justificatifs, la recherche du dossier en cas de modification de la commande et l’échange des pages correspondantes –c’est ainsi que fonctionne la gestion des ordres logistiques et des demandes de conteneurs dans de nombreuses entreprises de logistique. Malgré l’existence d’un logiciel, la situation était similaire chez BD Containerhandel und Logistik GmbH à Brême.
Au revoir le dossier de circulation
C’est alors qu’Ole Brümmer a rejoint l’entreprise de son père à l’automne dernier en tant que directeur de la succursale et successeur du gérant. À la recherche d’une solution pour des processus plus efficaces et numériques, il a découvert la société Indiwa Digitale Kommunikation GmbH de Brême. En tant que fournisseur de logiciels de logistique, leur offre de produits spécialisés, composée de Contado comme logiciel TMS pour le transport de conteneurs et de Tarico comme logiciel de gestion des taux, était intéressante. « Le directeur, Ingo Litek, a pris le temps de tout nous expliquer, puis d’adapter ses produits logiciels à nos besoins précis grâce à un système modulaire. J’ai remarqué l’expérience de l’équipe, à la fois en tant que développeur de logiciels et, en outre, clairement en tant qu’ancien logisticien. Indiwa a ensuite accompagné l’introduction et la formation dans l’entreprise, de sorte que tout a fonctionné dès le premier jour. L’ensemble de la transition a été simple et a pris moins de temps que nous ne l’avions prévu ».
La numérisation facilite les choses
Un logiciel ne peut travailler qu’avec ce qui a été saisi au préalable. C’est justement sur ce point qu’Ole Brümmer encourage ses collègues de la branche à numériser au bureau : « Oui, la numérisation du premier dossier de commande a duré 15 minutes. Ensuite, tout est allé de plus en plus vite. Le résultat facilite énormément notre travail. Désormais, nous pouvons voir le statut de toutes les commandes et demandes depuis n’importe quel poste de travail, nous pouvons traiter les données numériquement et surtout, certains processus, comme l’établissement de la facture, fonctionnent automatiquement en un clic de souris. L’archivage ultérieur est désormais absolument simple, sans étagères pleines. Le travail avec nos sous-traitants est également devenu plus simple et plus clair pour tout le monde ».
Ole Brümmer se réjouit également de l’aspect écologique, car l’encre d’impression et le papier sont économisés lorsque tout se déroule désormais sans papier, de la réception de la commande à la facturation au bureau de Brême. La nouvelle transparence et l’efficacité dont il estime avoir besoin aujourd’hui en tant que transporteur et prestataire de services sont complétées par les bonnes expériences de la collaboration de soutien avec le partenaire commercial Indiwa. « En même temps que le changement de logiciel, nous avons ouvert une deuxième filiale. Là aussi, Indiwa a résolu la situation avec nous et pour nous, de sorte que nous pouvons par exemple envoyer le même mail ou la même info en même temps avec différents expéditeurs sur tous les sites et qu’il n’y a de chaos nulle part ».
Malgré toute l’automatisation, le logiciel ne remplace pas la réflexion, mais il facilite l’action. Au début, c’est un investissement qui peut sembler risqué. Mais au final, d’après ma bonne expérience, la numérisation est un gain pour tous les participants au processus logistique.